Cómo solicitar su historial médico: Guía paso a paso
Obtener sus expedientes es un primer paso fundamental. Un conjunto completo de expedientes es la prueba principal utilizada para evaluar su caso. Siga este proceso para asegurarse de que su solicitud se tramita correctamente conforme a las leyes federales y de Florida.
Paso 1: Identificar a todos los proveedores
Enumere todos los profesionales sanitarios que haya visitado antes y después del presunto error. Esto incluye médicos, especialistas, hospitales, clínicas de atención urgente, centros de diagnóstico por imagen, laboratorios y farmacias.
Paso 2: Redactar una solicitud formal por escrito
Presente una solicitud por escrito, firmada y fechada, al "Departamento de Registros Médicos" de cada proveedor. Pida su "conjunto de historiales designado"; es decir, todos los historiales utilizados para tomar decisiones sobre usted, incluidos los historiales médicos y de facturación; para que no le den un historial recortado.
Utilice este lenguaje específico en su carta:
"Por favor, facilítenme el expediente completo designado para las fechas de servicio indicadas, incluyendo notas clínicas y de enfermería, órdenes, análisis de laboratorio, informes de diagnóstico por imagen, notas operatorias, consultas, planes de cuidados, resúmenes de altas y todos los registros de facturación (UB-04/HCFA-1500), en formato electrónico PDF (u otro formato electrónico legible acordado mutuamente). Esta solicitud se realiza en virtud de 45 C.F.R. § 164.524".
Paso 3: Entender los plazos, las tasas y el formato
- Plazos: El proveedor debe responder a su solicitud en un plazo de 30 días. Se permite una prórroga de 30 días, pero el proveedor debe justificarlo por escrito y fijar una nueva fecha de vencimiento.
- Tasas (HIPAA): Sólo se le puede cobrar por el coste del trabajo de copia, suministros y franqueo. No se permiten tarifas por búsqueda o recuperación. Tampoco se cobran tasas por satisfacer una solicitud de acceso a través de las funciones Ver/Descargar/Transmitir de un portal de pacientes certificado.
- Forma y formato: Tiene derecho a elegir el formato, como PDF, correo electrónico seguro o descarga del portal, si el proveedor puede "producirlo fácilmente". En caso contrario, deberá acordar una alternativa legible.
Referencia rápida del coste de fotocopiado en Florida (para pacientes)
- Hospitales/ASC (Fla. Stat. § 395.3025): ≤ $1.00/página (papel); ≤ $2.00/página (no papel, por ejemplo, microfilm); ≤ $1.00 por año de búsqueda. También pueden aplicarse el impuesto sobre las ventas y el franqueo. No hay cargo si la copia/búsqueda es para atención médica continua.
- Consultorios médicos (F.A.C. 64B8-10.003 / 64B15-15.003): $1.00/página por las primeras 25 páginas, luego $0.25/página. Se podrá cobrar el coste real de las radiografías y otros soportes especiales.
- Nota: La HIPAA prevalece sobre las tasas estatales más elevadas por búsqueda/recuperación; éstas no pueden cobrarse al particular.
Enviar expedientes directamente a su abogado
Usted puede ordenar a un proveedor, en una solicitud firmada y por escrito, que envíe sus registros a un tercero como nuestro bufete de abogados. Después de la decisión del tribunal Ciox 2020, los reguladores federales explicaron que los límites de las tarifas de los pacientes generalmente se aplican a las copias que usted recibe para sí mismo y no limitan automáticamente las tarifas para todas las directivas de terceros. Le aconsejaremos sobre la ruta más rentable para obtener registros para su caso.
Cómo leer su historial médico
Una vez que lleguen los expedientes, su objetivo es organizarlos en un calendario claro.
- Organizar e indexar: Cree un archivo digital maestro. Ordena todos los documentos cronológicamente, independientemente del proveedor. Mantén un índice de lo que has recibido.
- Buscar información clave: Revise las notas de evolución, las órdenes médicas, los registros de administración de medicación (MAR) y los informes operativos. Busque incoherencias o lagunas temporales, pero no intente sacar conclusiones médicas por su cuenta. Tenga en cuenta que las notas de psicoterapia suelen estar excluidas del derecho de acceso del paciente, pero la mayoría de las demás notas clínicas sí están incluidas.
- Haga preguntas de forma segura: Está bien hacer preguntas a sus proveedores sobre sus registros a través de un portal de pacientes o correo electrónico. La HIPAA permite las comunicaciones electrónicas siempre que se apliquen medidas de seguridad razonables.
Qué hacer si un proveedor se niega a entregar los registros
Si un profesional no le entrega su historial, el Departamento de Salud de Florida le sugiere que envíe una carta certificada reiterando su solicitud. Si después de 30 días hábiles sigue sin obtener respuesta, puede presentar una queja formal ante el DOH.
Preguntas más frecuentes (FAQ)
¿De cuánto tiempo disponen los proveedores para enviar mis expedientes? Tienen 30 días para responder a su solicitud. Se permite una prórroga de 30 días si le dan un motivo por escrito.
¿Pueden cobrarme por mis propios documentos? Sí, pero las tasas se limitan a los gastos razonables y basados en el coste de las copias, suministros y franqueo. No se permiten tasas por búsqueda o recuperación, y no se cobra por utilizar la función "Ver/Descargar/Transmitir" de un portal certificado.
Cuáles son los costes de copia en Florida? Para hospitales/ASCs, es ≤ $1.00/página (papel), ≤ $2.00/página (no papel), y ≤ $1.00/año buscado; las copias de cuidado continuo son gratis. Para los consultorios médicos, es de 1,00 $/página para los primeros 25, luego 0,25 $/página.
¿Pueden mis expedientes llegar directamente a mi abogado? Sí, con una directiva escrita y firmada por usted. Sin embargo, las normas sobre honorarios para solicitudes de terceros están matizadas tras una reciente sentencia judicial; pregúntenos qué vía minimiza el coste/tiempo.
Autoridad jurídica y fuentes
Derecho de acceso según la HIPAA (plazos, tarifas, formulario/formato, portales): HHS "Individuals' Right under HIPAA to Access their Health Information"; 45 C.F.R. § 164.524.
Conjunto de registros designado: 45 C.F.R. § 164.501; directrices del HHS.
Florida Hospitals/ASCs Copy Charges + Continuing-Care No-Charge: Fla. Stat. § 395.3025.
Cargos por copia del consultorio médico de Florida: F.A.C. 64B8-10.003 (MDs); F.A.C. 64B15-15.003 (DOs).
Honorarios de terceros Nuance: Notificación de la OCR sobre: Ciox Health, LLC contra Azar.
Biografía del abogado: Jorge L. Flores, Florida Bar No. 53244, ha estado representando a las familias en Miami Dade por más de 30 años.